Gratis-Vorlage · Excel
Der Ablaufplan für dein nächstes Event.
Die Vorlage, mit der Profis eine Show fahren: Startzeiten rechnen sich selbst, Audio, Licht, Video und Bühne stehen in derselben Zeile. Mit ausgefülltem Beispiel.
- Excel, Numbers und Google Tabellen
- Leere Vorlage und ausgefülltes Beispiel
- Aus dem Praxishandbuch Stagemanagement
So sieht er aus
Ein Blatt. Alle Gewerke. Jede Minute.
Jede Zeile ist ein Programmpunkt. Du trägst nur die Dauer ein, die Startzeiten laufen von selbst mit. Verschiebt sich der Beginn, änderst du eine Zelle, und der ganze Ablauf stimmt wieder.
- Startzeiten rechnen sich selbst. Dauer eintragen, fertig.
- Eine Spalte je Gewerk. Audio, Licht, Video, Präsentation und Stage.
- Vorlage und Beispiel. Ein leeres Blatt und ein ausgefüllter Jahresauftakt zum Abschauen.
- Vom Get-in bis zur Pause. Soundcheck, Stellprobe und Durchlauf stehen mit im Ablauf.
Regieablauf · Jahresauftakt 2026 · 24.02.2026 · Businesscenter, Saal 1
| # | Start | Dauer | Programmpunkt | Wer | Audio | Licht | Video | Stage |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| -1 | 13:15 | 0:45 | Einlass | Empfang | Einlassmusik | Saallicht hell | Begrüßungs-Loop | Bühne auf Anfang |
| 0 | 14:00 | START | ||||||
| 1 | 14:00 | 0:05 | Begrüßung und Anmoderation | Moderation | Headset 1 | Show-Look | Kamera live | Pult steht bereit |
| 2 | 14:05 | 0:01 | Überleitung und Auftritt Keynote | Moderation | Headset 1 und 2 | Show-Look | Kamera live | Keynote über Stage Right |
| 3 | 14:06 | 0:20 | Keynote: Jahresrückblick | Geschäftsleitung | Headset 2 | Bühne warm | Kamera live | Pult mittig rechts |
| 4 | 14:26 | 0:02 | Überleitung (Umbau Talkrunde) | Moderation | Headset 1 | Show-Look | Kamera live | Pult ab, drei Sessel SR und SL |
| 5 | 14:28 | 0:20 | Talkrunde: Ausblick | Moderation, zwei Gäste | Headset 1, 3, 4 | Show-Look | Kamera live | Talksetting steht |
| 6 | 14:48 | 0:03 | Überleitung in die Pause | Moderation | Headset 1 | Show-Look | Kamera live | |
| 7 | 14:51 | 0:30 | Kaffeepause | Pausenmusik | Saallicht hell | Pausen-Loop | Talksetting abbauen |
Aus dem Buch
Der Ablaufplan ist erst der Anfang.
Er stammt aus dem Praxishandbuch Stagemanagement für Corporate Events & Konferenzen. Dort stehen die übrigen Vorlagen, und wie du sie einsetzt: Probenplan, Stageplan, Mikrofonierungsplan, Speaker-Briefing, Speaker-Itinerary und Feedbackvorlage.
Dazu, was zwischen den Zeilen passiert: Proben mit knapper Zeit, Speaker ohne Bühnenroutine, klare Sprache am Intercom und Ruhe, wenn es brennt.
Wenn [der Stagemanager] gut arbeitet, merkt es niemand. Wenn er fehlt, merkt es jeder. […] Dieses Buch hat gefehlt.
Chris Cuhls, Regisseur & Event-Berater
Von einem, der selbst hinter der Bühne steht.
Detlev Reich produziert seit über 20 Jahren Events, von der Fachkonferenz bis zur Großproduktion mit Tausenden im Saal, und bildet Stagemanager und Ablaufregisseure aus.
Häufige Fragen
Welches Programm brauche ich?
Excel, Apple Numbers oder Google Tabellen. Die Datei ist eine ganz normale .xlsx.
Kostet das wirklich nichts?
Nein. Du bekommst die Vorlage und danach ein paar Mails mit Praxistipps aus dem Buch. Abmelden geht jederzeit mit einem Klick.
Warum muss ich meine Adresse bestätigen?
Damit niemand dich ohne dein Wissen einträgt. Ein Klick in der Mail, dann kommt der Ablaufplan.
Was passiert mit meiner Adresse?
Sie bleibt beim Reich Verlag. Keine Weitergabe an Dritte außer dem Versanddienst für die Mails.
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